Как только вы обзаведётесь собственными объёмными базами данных, у вас естественным образом появится потребность навести в них порядок. Создание ссылок на таблицы с использованием /linkeddatabase и настройка отображения вам в этом обязательно поможет. С такими возможностями легко разобраться и они во многом интуитивны. Но вот разобраться с созданием формул для автоматизации процессов фильтрования и сортировки уже не такая простая задача.

В сети много примеров формул (не без недочётов и грубых ошибок) и на них можно учиться. Обидно то, что вроде можно использовать чужие решения, но без понимания их не получится редактировать. С течением времени, пока пользуешься базой данных, обязательно появится желание что-то поменять, а внести изменение в формулу, которую не сам написал может оказаться крайне неприятным делом.

В этой заметке я не буду подробно разбирать принцип работы всех функций, благо такая информация общедоступна, но проиллюстрирую процесс создания сложной формулы и расскажу о полезных приёмах.

Инструменты

Стандартное окно для работы с формулами на July 16, 2020 - не самый удобный инструмент: объёмные формулы не поддерживает, да и может производить ошибки при редактировании содержимого. Рекомендую использовать это окно для изучения синтаксиса функций и тестирования отдельных элементов, а результаты собирать в стороннем текстовом редакторе. Важно наличие функции замены, сам для этих целей использую и могу рекомендовать GPL проект Notepad++. Если ваша формула слишком большая, после вставки в Notion она закроет собой все остальные элементы окна редактирования: чтобы применить изменения нужно будет нажать Ctrl+Enter или, по не ясной мне причине, - Esc.

Основы и простые примеры на русском языке ➡

Важные оговорки

• Результат выводимый формулой может быть использован в фильтре и/или сортировке таблицы, но вот в результатах поиска(и локального, и глобального) он на July 16, 2020 не отображается. Кстати, такая же история с выдачей Rollup.
• Даты можно трансформировать в формат строчки "string", но вот из строчки сделать дату нельзя.

Метод

1. Разбивайте задачу на составляющие элементы и заводите под каждый этап отдельный столбец в базе данных. Это позволит использовать переменные и не потерять собственную мысль по пути. Так вы сможете удостоверится в том, что ваш подход работает, и качественно протестировать все элементы.
2. Во время разработки решения временно сохраняйте свои формулы в текстовом редакторе, - возможно, вы захотите вернуться к своему предыдущему подходу.
3. Когда всё будет готово, вы сможете объединить все элементы в текстовом редакторе воспользовавшись функцией замены. Но перед этим обязательно сохраните все элементы на отдельной странице и опишите как они между собой связанны - это поможет в случае, если вам понадобится вернуться к этой формуле и внести в неё существенные изменения.

Пример сложной формулы

Осознанное поддержание контактов (Личная CRM)

Задача: сигнализировать о грядущем дне рождения, показывать отсчёт до события, а так же напоминать о человеке с заданной частотой, в зависимости от давности последнего контакта.